Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Vậy khái niệm bản mô tả công việc là gì? Làm thế nào để xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có được câu trả lời cụ thể và chính xác nhất.
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc là một dạng tài liệu cung cấp các thông tin cơ bản về công việc, chức năng, nhiệm vụ của một vị trí trong doanh nghiệp cần phải đảm nhận. Bản mô tả công việc được xây dựng với mục đích đưa ra các chỉ dẫn cụ thể vai trò trách nhiệm của từng nhân viên, cơ sở để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên và hỗ trợ trong quá trình phân công quản lý nguồn lao động trong doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Cách làm bảng mô tả công việc hướng dẫn viên du lịch chi tiết
Như thế nào là bản mô tả công việc?
Cách xây dựng bản mô tả công việc đúng chuẩn và chi tiết
Một bản mô tả công việc rõ ràng chính xác, chi tiết và hấp dẫn sẽ thu hút được các ứng viên tham gia ứng tuyển. Để xây dựng bản mô tả công việc bạn cần nắm rõ những nguyên tắc và quy trình xây dựng đó là:
Những nguyên tắc cần biết khi viết bản mô tả công việc
Để xây dựng được bản mô tả công việc chi tiết đúng chuẩn thì cần đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tập trung vào công việc: Khi viết bản mô tả công việc cần tập trung viết về những yếu tố liên quan đến chức năng nhiệm vụ, kỹ năng hoặc phẩm chất cần có ở ứng viên.
- Sử dụng từ ngữ rõ ràng và dễ hiểu: Nên ưu tiên sử dụng các từ ngữ chỉ hành động, tránh diễn giải chung chung không rõ ràng. Không nên sử dụng các từ ngữ dễ gây hiểu nhầm trong bản mô tả công việc.
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên: Trong bản mô tả công việc hãy đưa những nhiệm vụ quan trọng mà nhân viên đảm nhiệm vị trí đó cần thực hiện lên đầu bản mô tả. Những nhiệm vụ không ưu tiên, không quan trọng thì hãy sắp xếp ở phần cuối.
- Đưa ra kỳ vọng hợp lý: Tùy vào vị trí công việc đang cần tuyển dụng mà bạn xác định được yêu cầu phù hợp. Một yêu cầu quá cao sẽ khó tuyển dụng nhân sự, còn yêu cầu thấp thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của ứng viên tham gia phỏng vấn.
Những nguyên tắc cần nắm khi xây dựng bản mô tả công việc
Các bước cơ bản để xây dựng bản mô tả công việc đúng chuẩn
Cách viết mô tả công việc đúng chuẩn sẽ cần trải qua các bước cơ bản như sau:
Tìm hiểu và thu thập thông tin công việc
Bước đầu tiên để xây dựng bản mô tả công việc là tìm hiểu và thu thập các công tin về vị trí công việc cần tuyển dụng. Việc này sẽ giúp bạn có các thông tin, yêu cầu và tiêu chuẩn công việc của vị trí cần tuyển dụng. Đồng thời đảm bảo cho bản mô tả công việc phù hợp với tiêu chí của công ty cũng như có sức cạnh tranh trên thị trường lao động.
Xác định bối cảnh làm việc của vị trí cần tuyển
Các yếu tố để xác định bối cảnh thực hiện công việc bao gồm:
- Quan hệ báo cáo: Nằm trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm báo cáo giải trình với cấp trên
- Quan hệ giám sát: Xác định người giám sát quy trình, tiến độ làm việc của người lao động.
- Quan hệ với người khác: Xác định mối quan hệ của nhân sự giữa các phòng ban trong công việc nhằm hỗ trợ lẫn nhau.
- Điều kiện làm việc: Các yếu tố môi trường độc hại, có nguy hiểm hoặc gián đoạn quá trình làm việc cần được chú ý đến.
Cần xác định được môi trường, phòng ban của vị trí cần tuyển dụng
Xác định nội dung chi tiết các công việc
Nội dung công việc là chức năng, trách nhiệm mà nhân sự phải thực hiện để hoàn thành chỉ tiêu công việc. Nội dung công việc được chia làm 3 cấp độ cụ thể:
- Cấp độ 1: Đề cập đến các chức năng nhiệm vụ chung trong công việc.
- Cấp độ 2: Mô tả các nhiệm vụ, công việc mà nhân viên phải làm để thực hiện công việc của mình.
- Cấp độ 3: Các nhiệm vụ chi tiết cần được thực hiện để hoàn thành chỉ tiêu công việc.
Xác định các yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng
Đây là bước quan trọng trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên sẽ bao gồm:
- Kiến thức: Những kiến thức chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc.
- Kỹ năng: Các thao tác, khả năng bổ trợ giúp cho người lao động hoàn thành tốt công việc của mình.
- Năng lực: Khả năng làm việc của người lao động thể hiện qua năng lực tư duy, trí tuệ, sức khỏe, năng lực tâm lý,…
- Một số yêu cầu khác: Yêu cầu về bằng cấp chứng chỉ, yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp, yêu cầu về thái độ và tinh thần làm việc,…
Yêu cầu công việc cần được xác định rõ ràng khi xây dựng bản mô tả
Xác định quyền hạn đối với vị trí công việc
Để hoàn thiện bản mô tả công việc thì bước cuối cùng là xác định quyền hạn của người lao động đối với công việc. Các quyền hạn cần được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho nhân viên thực hiện công việc cũng như dễ dàng trong quá trình quản lý.
Hy vọng với những chia sẻ của tuyendung.topcv.vn sẽ giúp bạn hiểu bản mô tả công việc là gì? Cách để xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết và có hiệu quả tuyển dụng cao.
