Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, việc này với một số doanh nghiệp được coi là một việc không cần thiết. Đối với người quản trị nhân sự chuyên nghiệp thì việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một khâu quan trọng vì nó là định hướng quyết định sức khỏe doanh nghiệp của bạn cũng như bạn sẽ tuyển được ai và năng lực người đó như thế nào.
Vậy lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần những yếu tố nào và các bước ra sao? Trước tiên người quản lý nhân sự cần biết có 2 kế hoạch chính cần thực hiện, đó là:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự của năm
- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn
Về kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn theo năm
a) Tính cần thiết
Lập kế hoạch tuyển dụng là việc phổ biến với những doanh nghiệp có sự phát triển tăng đều và các doanh nghiệp có sự biến động về nhân sự tương đối lớn.
Hiển nhiên rằng việc dự trù nhân sự phải thuộc phần của các phòng ban trong công ty dựa vào các yêu tố như việc phát triển, mở rộng kinh doanh, dự kiến thay thế nhân sự hay các yếu tố khác của phòng.
Tuy nhiên việc thẩm định, nắm bắt yêu cầu chi tiết về nhân sự cần và lên kế hoạch thì phải là của phòng nhân sự. (Việc duyệt thẩm định nhu cầu nhân sự xin được chia sẻ ở một bài viết khác).
b) Phòng nhân sự phải làm gì cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm?
Đó là việc lường trước được các yêu tố thuận lợi, khó khăn, dự trù nguồn kinh phí, nhân lực triển khai,…
Để dễ hình dung chúng ta tưởng tượng chúng ta sẽ phải chuẩn bị cho 1 buổi đi công tác Hà Nội và TP HCM trong vòng 1 tuần. Hiển nhiên chúng ta sẽ có nhiều phương án từ đi lại, chỗ ăn ở, tuy nhiên cũng cần phải tính toán thêm các yếu tố như thời tiết, văn hóa địa phương, chi phí….
Ví dụ chúng ta phải lường trước việc nếu đi vào cuối tuần hoặc dịp lễ thì việc đặt mua vé máy bay khá khó vì thế cần có sự chuẩn bị trước về việc này. Hay Hà Nội đang là mùa đông nhưng trong TP HCM thì thay vì áo đại hàn chúng ta cần chuẩn bị cho mình những bộ quần áo mát hoặc chỉ là thu đông.
Chúng ta cũng cần phải nghiên cứu việc văn hóa trong đó như thế nào việc tặng quà đối tác và mời đối tác ăn uống ra sao cho phù hợp chẳng hạn. Nói chung việc cần là phải tính toán đến mọi yếu tố tác động.
Tương tự như vậy việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm cũng cần phải có các phân tích cụ thể các yếu tố tác động.
Ví dụ: Phòng Kế toán cần tuyển thêm 3 kế toán hỗ trợ dự án năm tới thì có nghĩa chúng ta phải tính đến bài toán lương, công cụ dụng cụ cho nhân sự (vị trí ngồi, trang thiết bị như máy tính, điện thoại, tủ tài liệu…), các yêu tố yêu cầu như kinh nghiệm về kế toán dự án cần phải tuyển dụng như thế nào, tỷ lệ thành công, nhân lực triển khai tuyển dụng và dự trù thời gian triển khai. Các yếu tố này sẽ quyết định đến việc kế hoạch của bạn có thành công hay thất bại, việc càng chi tiết được bao nhiêu các bạn sẽ ít gặp khó khăn đi bấy nhiêu.
c) Các bước thực hiện cụ thể để có được kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoàn hảo
Bước 1: Thẩm định các kế hoạch nhân sự của các phòng ban
Họp bàn phân tích và làm rõ nhu cầu nhân sự cần tuyển dụng. Chi tiết mục đích, thời gian, số lượng, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, các yêu cầu với nhân sự cần tuyển… Phân tích rõ nguồn lao động thời vụ, dự trù hay chính thức. Chú ý đến các vấn đề nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên thai sản để có kế hoạch cụ thể.
Bước 2: Phân tích nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng
Nhắm vào sự phổ biến để đánh giá tỷ lệ thành công trong tuyển dụng cũng như phân tích được thời gian hoàn thành, chi phí bỏ ra….
Ví dụ: Để tuyển nhân viên kế toán khá đơn giản do số lượng ứng viên lớn nên việc tìm nguồn tuyển dụng không cần thiết nhưng việc đánh giá chuyên môn nghiệp vụ cần phải chú trọng. Đối với những vị trí cao hơn như giám đốc hay phó giám đốc thì việc tuyển dụng lại cần thực hiện theo hướng khác kể cả đến phương án thuê đơn vị “Săn đầu người”.
Bước 3: Điều chỉnh dựa trên thực tế nếu có sự thay đổi
Do kế hoạch dài hạn nên việc điều chỉnh kế hoạch là hoàn toàn cần thiết, tuy nhiên cần dựa trên phân tích thực tế và vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp.
2. Về kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn
a) Tính cần thiết
Về việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng đột xuất dành cho các loại sau:
- Thay thế nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột ngột, sa thải nhân viên…
- Thêm mới nhân sự: Tuyển dụng mới cho các vị trí cần bổ xung người ngoài dự kiến kế hoạch năm.
Đối với việc thay thế nhân viên
Đây là kế hoạch tuyển dụng đơn giản hơn do các mô tả cũng như các công việc của nhân viên đã rõ ràng, việc tìm người thay thế dựa trên các thông tin có sẵn, tuy nhiên cần chú ý rút kinh nghiệm (nếu có) về nhân viên ở vị trí trước đã từng làm.
Ví dụ: Nhân viên kho xin nghỉ do vấn đề độc hại thì việc lên kế hoạch tiếp theo phải lường trước và đưa ra các phương án giải quyết vấn đề này.
Đối với việc thêm nhân sự mới
Cần chỉ ra rõ ràng sự cần thiết của việc thêm mới, mô tả cụ thể công việc, quyền lợi trách nhiệm, yêu cầu cụ thể của nhân sự mới. Phòng nhân sự cần phải thẩm duyệt kỹ càng vì vấn đề này sẽ liên quan đến rất nhiều yếu tố như đã phân tích ở trên.
b) Các bước thực hiện
Bước 1: Xác định loại tuyển dụng để xây dựng kế hoạch
Xem xét công việc cần giải quyết cấp thiết hiện tại khi nhân sự cũ nghỉ hoặc cần triển khai ngay một dự án mới chưa có người đảm nhiệm. Vì vậy, cần bổ sung ngay nhân sự còn thiếu.
Bước 2: Lên kế hoạch cách thức tuyển dụng và thời gian tuyển dụng
Làm rõ được yêu cầu đối với nhân sự và đưa ra phương hướng thực hiện. Thiết lập các tiêu chí đánh giá năng lực, văn hóa, lương thưởng… của các ứng viên, để lọc hồ sơ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng nhân sự công ty. Vòng phòng vấn sẽ giúp phòng nhân sự có cái nhìn chi tiết nhất về ứng viên. Qua đó lựa chọn những người tốt nhất làm việc tại doanh nghiệp.
5 phương pháp tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Dựa trên các phương pháp tuyển dụng, doanh nghiệp có thể xác định được số lượng và yêu cầu về nhân viên cần cho công việc để hoàn thành khối lượng công việc cần thiết, mỗi doanh nghiệp cần có cho mình những số lượng nhân viên nhất định. Các nhà hoạch định nhân sự cần trả lời được các câu hỏi khi nào doanh nghiệp cần tuyển thêm nhân sự?
1. Tuyển dụng thường niên
Đây là hoạt động phụ thuộc vào ngân sách và kế hoạch quản lý dự trù nguồn nhân lực. Việc thực hiện các kế hoạch tuyển dụng thường dựa trên cơ sở các kế hoạch hoạt động đã được thiết lập trong các giai đoạn tiếp theo, dựa trên số lượng ước tính nhân viên sẽ thôi việc, số lượng nhân viên công tác, vắng mặt…
2. Tuyển dụng thay thế
Nhu cầu tuyển thêm nhân sự có thể xuất phát từ việc nhân viên cũ xin thôi việc hoặc bị sa thải. Đối với trường hợp này, công tác tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo tính liên tục của công việc. Tránh trường hợp do có sức ép công việc mà bỏ qua chất lượng tuyển dụng. Đối với trường hợp tuyển dụng thay thế nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu, hoạt động tuyển dụng thay thế phải được chuẩn bị trước một khoảng thời gian, tốt nhất là trước khi nhân viên cũ rời khỏi chức vụ vì nhân viên cũ có thể giúp đỡ, hướng dẫn nhân viên trong việc hoà nhập với môi trường công tác. Đây là một trong những phương pháp tuyển dụng hay sử dụng.
3. Tuyển dụng ứng phó
Thường diễn ra khi cơ quan chịu trách nhiệm một khối lượng công việc lớn trong một giai đoạn nhất định, khi đó bộ phận nhân sự có trách nhiệm tuyển dụng thêm nhân viên để đảm bảo tiến độ sản xuất.
4. Tuyển dụng dự án
Đây là hoạt động tuyển dụng đi đôi với việc triển khai một dự án hay chương trình, mà nhân lực hiện có của doanh nghiệp không đủ. Phương pháp tuyển dụng này thường chỉ sử dụng khi có dự án mới
5. Tuyển dụng ngẫu nhiên
Tuyển dụng ngẫu nhiên không xuất phát từ nhu cầu tuyển dụng cụ thể của doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp tuyển dụng thêm các nhân viên khi gặp họ trong quá trình làm việc. Trình độ của các nhân viên này do vậy được người chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn.
Ngoài ra, trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, người quản lý phải xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Đây là công việc rất cần thiết và quan trọng, nó bắt nguồn từ thực trạng nguồn nhân lực. Kết quả từ công việc này sẽ giúp chủ doanh nghiệp đánh giá đúng số lượng cũng như chất lượng nguồn nhân lực hiện tại, từ đó so sánh với mục tiêu kinh doanh và có phương pháp tuyển dụng hiệu quả.
Hướng dẫn lên các bước lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết
Để thực hiện được một đợt tuyển dụng thành công, bộ phận nhân sự phải nghiên cứu rất nhiều khía cạnh. Từ nhu cầu số lượng tuyển và vị trí công tác, kênh đăng tuyển, bố trí thời gian, địa điểm, bộ câu hỏi phỏng vấn, cân nhắc phúc lợi…Nếu không có kế hoạch tuyển dụng, bạn sẽ rơi vào tình trạng bội thực thông tin, không biết nên bắt đầu từ đâu.
Với 5 bước này, bạn sẽ sớm trình sếp bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm 2019.
Bước 1: Tìm hiểu kỹ nhu cầu nhân lực
Kế hoạch tuyển dụng (trong kế hoạch nhân sự) cũng chỉ nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Để đưa ra dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác, “ăn khớp” nhất, bạn cần nắm được:
- Mong muốn đạt được mục tiêu gì trong năm sau?
- Những hoạt động cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu đó?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ “core” của doanh nghiệp?
- Qui mô dự án như thế nào?
- Kế hoạch truyền thông ra sao?
Dựa trên những thông tin và dữ liệu đang có, xác định bằng con số nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm:
- Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?
- Chất lượng: chuyên môn, những kỹ năng cần thiết cho vị trí này?
- Thời gian: Khi nào cần?
Ví dụ: một nhân viên sale hiện tại mang lại doanh thu 500.000.000 VND/năm thì bạn sẽ cần đến 8 nhân viên với trình độ tương đương để đạt được mục tiêu kinh doanh là 4 tỷ/năm. Bạn có thể tuyển thêm người để quản lý cho nhóm này. Thời gian tuyển họ là 2 tháng.
Bước 2: Đánh giá khách quan thực trạng nhân sự của doanh nghiệp
Bạn hãy đánh giá về thực trạng nhân sự hiện tại của doanh nghiệp một cách khách quan nhất, thông qua các thông số như: số lượng, trình độ, cơ cấu, kỹ năng kinh nghiệm…Song song với việc đánh giá, nhân sự cũng nên nhìn nhận lại về chế độ đãi ngộ, chính sách quản lý hay văn hóa Doanh nghiệp.
Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự biến động về tình hình nhân sự trong công ty, vậy nên là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn cần phải có sự thẳng thắn và mạnh dạn đưa ra những hướng đi mới mang lại hiệu quả tối ưu cho Doanh nghiệp của mình.
Bước 3: Đề xuất tăng/giảm nhân sự
Sau khi đã phân tích, bạn đã có trong tay những dữ liệu cần thiết để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt. Từ đó đưa ra được phương án bổ sung, cắt giảm chuẩn xác nhất.
Bước 4: Lên kế hoạch để thực hiện
Một kế hoạch tuyển dụng chi tiết sẽ bao gồm các nội dung như:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Số lượng tuyển, các vị trí cần tuyển dụng, mô tả nhiệm vụ từng vị trí, mức lương dự kiến, thời gian tuyển dụng dự kiến, hình thức tuyển dụng, dự trù kinh phí.
- Phương án tái cơ cấu nhân sự: Phân bổ, sắp xếp lại nhân sự thuộc các phòng ban phù hợp với năng lực, kinh nghiệm, trách nhiệm.
- Kế hoạch đề bạt và luân chuyển nhân sự: Hãy đưa ra căn cứ, tiêu chí cụ thể.
- Đề xuất cắt giảm nhân sự: Đưa ra cơ sở rõ ràng để tránh xảy ra kiện tụng, tranh chấp giữa doanh nghiệp và người lao động.
Bước 5: Đánh giá, hiệu chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế
Bất cứ công việc hay kế hoạch nào sau đó cũng cần phải có bước đánh giá, để xem xét lại việc thực hiện đã đem lại hiệu quả gì, điểm cần phát huy và chỉnh sửa.
- Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch bằng con số;
- Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó;
- Đề xuất các giải pháp điều chỉnh và hoàn thiện;
Sau khi hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, nên khẩn trương tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo có sẵn khi cần.
Phương Duy – Blogvieclam
Nguồn: cv.com.vn
