Cách lập bảng kế hoạch công việc là một trong những từ khóa được gg search nhiều nhất về chủ đề cách lập bảng kế hoạch công việc. Trong bài viết này, blogvieclam.vn sẽ viết bài viết hướng dẫn cách lập bảng kế hoạch công việc mới nhất 2020.
Hướng dẫn cách lập bảng kế hoạch công việc mới nhất 2020
1. Khái niệm hoạch định công việc
Hoạch định là một tiến trình ấn định những mục đích và dựng lại biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục tiêu. toàn bộ những người thống trị đều sử dụng công việc hoạch định.
2. Ý nghĩa của việt hoạch định
– tìm hiểu có nền móng để tiên liệu các tình huống cai quản
– kết hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
– tập kết vào các mục tiêu và chính sách của đơn vị.
– Nắm vững các nghĩa vụ cơ bản của đơn vị để phối hợp với các quản lý viên khác.
– sẵn sàng ứng phó và đối phó với những refresh của môi trường bên ngoài
– phát triển hữu hiệu các tiêu phù hợp tra cứu.
3. làm sao dựng lại công việc?
Khi bắt đầu một công việc mới, làm sao để triển khai công việc đó hoàn hảo?
Nếu bạn không có mẹo để định hình đa số các thành phần, bạn đủ nội lực bỏ sót nhiều content công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc
mẹo xác định content CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)
– xác định mục đích, yêu cầu công việc 1W (why)
– xác định nội dung công việc 1W (what)
– dựng lại 3W: where, when, who
– định hình phương thức thực hiện 1H (how)
– dựng lại công thức kiểm soát – 1C (control)
– dựng lại công thức kiểm tra – 1C (check)
– định hình nguồn lực thực hiện 5M
3.1 xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải sử dụng một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải để ý là:
– tại sao bạn phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Hậu quả nếu bạn k thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên nhìn thấy xét đó chính là why với nội dung như trên.
định hình được yêu cầu, mục đích giúp bạn luôn hướng trọng điểm các công việc vào mục đích và nghiên cứu kết quả cuối cùng.
3.2 xác định content công việc (What?)
1W = what? nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
3.3 xác định 3W
Where: ở nơi nào, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
– Công việc đó thực hiện nay đâu?
– Giao hàng tại địa điểm nào?
– tra cứu tại bộ phận nào?
– Testing những công đoạn nào?…
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
– Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần định hình được mức độ khẩn cấp và cấp độ quan trọng của từng công việc.
– Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc cần thiết và khẩn cấp,
+ Công việc k cần thiết nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
– Ai làm việc đó
– Ai check
– Ai support.
– Ai chịu trách nhiệm…
3.4 xác định phương thức 1h
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó gồm có các nội dung:
– tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
– Tiêu chuẩn là gì?
– Nếu có máy móc thì phương pháp vận hành như thế nào?
3.5 xác định bí quyết làm chủ (Control)
phương thức làm chủ sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì?
– làm sao để để đo lường đặc tính đó?
– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua ebook về MBP – phương pháp cai quản theo quá trình)
3.6 định hình phương thức rà soát (check)
phương pháp rà soát liên quan đến các content sau:
– Có những bước công việc nào cần phải check. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần tỉ lệ tương tự các bước phải test.
– Tần suất test như thế nào? Việc check đó thực hiện 1 lần hay tiếp tục (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
– Ai tiến hành kiểm tra?
– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
– Trong DN không thể có đa số các gốc lực để tiến hành rà soát hết all các giai đoạn, vì vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto (20/80), tức là những điểm tra cứu này chỉ chiếm 20 % tỉ lệ nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
3.7 định hình nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ tập trung đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có gốc lực mới đảm bảo cho plan được thích hợp.
nguồn lực bao gồm các yếu tố:
– Man = gốc nhân lực.
– Money = tiền bạc.
– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
– Machine = máy móc/công nghệ.
– Method = mẹo làm việc.
a. Man, gồm có các nội dung:
– Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có quá đủ trình độ, trải nghiệm, skill, phẩm chất, tính mẹo phù hợp?
– Ai hỗ trợ?
– Ai kiểm tra?
– Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có quá đủ gốc lực con người để support không?
b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
– dựng lại tiêu chuẩn NVL.
– Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
– dựng lại cách thức giao hàng
– Thời hạn giao hàng.
4. Phân loại
– Hoạch định plan.
– Hoạch định tác nghiệp.
– Hoạch định dự án.
– mục đích.
– Hoạch định năm.
– Hoạch định tháng.
– Hoạch định tuần.
4.1 Hoạch định kế hoạch
Đặc điểm
– Thời hạn: vài năm
– Khuôn khổ: rộng
– Mục tiêu: ít chi tiết
quá trình cơ bản của hoạch định plan
– Nhận thức được cơ hội
– định hình các mục tiêu
– tăng trưởng các tiền đề
– định hình các phương án chọn
– đánh giá các phương án.
– chọn phương án
– Hoạch định các plan phụ trợ
– Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
Đầu ra của hoạch định chiến lược:
– Một bản plan mua bán
– plan tăng trưởng doanh nghiệp.
4.2 Hoạch định tác nghiệp
Đặc điểm
– Thời hạn: ngày, tuần, tháng
– Khuôn khổ: hẹp
– Mục tiêu: chi tiết định hình
Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:
– nền móng tài liệu hoạt động của tổ chức như:
– Các loại sổ tay, cẩm nang.
– Quy trình hoạt động
– Các quy định
– tut công việc
– Các biểu mẫu
– Các plan thực hiện mục đích, dự án ngắn hạn.
4.3 Hoạch định dự án
– dựng lại các yêu cầu của dự án.
– dựng lại các quy trình cơ bản.
– dựng lại gốc lực phân phối cho dự án.
– xây dựng plan thực hiện dự án theo sơ đồ gantt
4.4 Mục tiêu:
(Phần này, bạn đọc qua theo kỹ năng thống trị theo mục tiêu)
– Phân loại mục đích
– Điều kiện của mục tiêu
– Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:
4.4.1 Phân loại mục tiêu
– mục đích cấp công ty, bộ phận, một mình
– Theo Peter Drucker, mục đích của doanh nghiệp xếp từ ngắn hạn đến lâu dài như sau:
+ Tồn tại và phát triển.
+ doanh số
+ Phân bổ các gốc lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ tăng trưởng gốc lực
+ phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm xã hội.
4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của quy tắc SMART
– Specific – cụ thể, dễ hiểu
– Measurable – đo lường được
– Achievable – vừa sức.
– Realistics – thực tiễn.
– Timebound – có thời hạn.
a/Specific – cụ thể, dễ hiểu
– kpi phải cụ thể vì nó định hình cho các hoạt động trong tương lai.
– Đừng nói mục đích của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ vừa mới chiếm 40 tỷ lệ thị phần.
– Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu phần trăm nữa.
b/Measurable – đo lường được
– kpi này mà không đo lường được thì k biết có đạt được hay không?
– Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân sự trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
c/Achievable – vừa sức.
– kpi cần phải có tính thách thức để nỗ lực, nhưng cũng đừng đặt kpi loại không thể đạt nổi.
– Nếu bạn k có giọng ca trời phú thì đừng đặt kpi trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg đủ sức vừa sức hơn.
d/Realistics – thực tiễn.
– Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa cấp độ thực hiện so vối gốc lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân viên, tiền nong..).
– Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, giống như vậy là không thực tiễn.
e/Timebound – có thời hạn.
– Mọi công việc cần phải có thời hạn hoàn thành, nếu k nó sẽ bị trì hoãn.
– Thời gian chuẩn giúp bạn vừa đạt được mục đích lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
4.4.3 plan thực hiện mục đích (gantt)
đủ sức dùng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch
Một trong những tool rất kết quả là software Microsoft project.
4.5 Hoạch định plan năm
nguồn thông tin từ để lập plan năm bao gồm:
– Từ chiến lược của doanh nghiệp.
– Từ các dự án tham gia
– Từ mục tiêu của công ty và mục đích bộ phận do công ty giao.
– Từ các nghĩa vụ theo chức năng Nhiệm vụ bộ phận.
nội dung của plan công tác năm:
– nội dung các mục tiêu công việc.
– Thời gian thực hiện.
– cấp độ cần thiết của các công viêc (để giúp bộ phận đủ sức đặt trọng tâm vào công tác nào và phân tích công việc cuối năm).
4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:
gốc thông tin lập plan tháng
– Các công việc trong kế hoạch năm.
– Các công việc tháng trước còn tồn tại.
– Các công việc mới phát sinh do doanh nghiệp giao.
content kế hoạch tháng
– Các công việc cần thiết trong tháng
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
– Các công việc chưa định hình được lịch (nhưng phải sử dụng trong tháng hoặc sử dụng trong tháng sau).
4.7 Hoạch định plan tuần
gốc thông tin để lập plan tuần:
– Các công việc trong kế hoạch tháng.
– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
content BẢN kế hoạch TUẦN
– Các công việc quan trọng trong tuần
– Phần các công việc cụ thể gồm: content công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
– Các công việc chưa dựng lại được lịch (nhưng phải sử dụng trong tuần hoặc làm trong tuần sau).
Nguồn: https://bssc.vn/
