Khi gặp những khó khăn thì các kỹ năng sẽ giúp bạn rất nhiều. Việc trang bị những kỹ năng cho bản thân không chỉ giải quyết các vấn đề bạn gặp mà còn giúp bạn tự tin hơn rất nhiều. Nhưng có được những kỹ năng đó cần một quá trình không đơn giản. Vì vậy để giúp bạn dễ dàng hơn thì hôm nay blogvieclam sẽ tổng hợp những kỹ năng giao tiếp hành chính nhé.
Nghiên cứu giao tiếp hành chính là gì?
Giao tiếp hành chính là một trong những hình thức giao tiếp của con người với con người được thực hiện trong các hoạt động hành chính. Về thực chất của giao tiếp hành chính thì chúng ta có thể phân tích như sau: giao tiếp hành chính chính là hoạt động giao tiếp của những cán bộ công chức làm hành chính được thực hiện với những đối tượng khác để có thể mua bán được tư tưởng, quy định rõ tâm tư tình cảm, làm cho rõ các hành vi của họ thông qua những hệ thống về tín hiệu của ngôn ngữ trong lĩnh vực hành chính – công vụ. Mục tiêu là để thỏa mãn được những yêu cầu cũng giống như là mục tiêu của Nhà nước.
Bản chất của giao tiếp hành chính
Một là, giao tiếp hành chính gắn với thông tin. Chính vì bản chất này, người ta có thể nhìn nhận tiếp xúc hành chính từ góc độ các “dòng thông tin”.
Hai là, giao tiếp hành chính là một quá trình. Quy trình này xuất phát từ khi một bên tham gia tiếp xúc (bên gửi) có nhu cầu chuyển đến Bên nhận (người nhận) một thông điệp nào đấy. Bên gửi quyết định, lựa chọn một cách mã hóa thông điệp của mình & gửi qua một kênh cụ thể (bằng văn bản, bằng điệu bộ, cử chỉ…) đến Bên nhận. Bên nhận sẽ giải mã thông điệp đấy và feedback lại. Bên gửi, lúc đó lại tùy cách feedback của Bên nhận mà chuyển đi thông điệp tiếp theo… rõ ràng, giao tiếp là một quá trình.
XEM THÊM: Kỹ năng khởi nghiệp cần thiết dành cho doanh nghiệp
Các nguyên tắc giao tiếp
Quy tắc tuân theo pháp luật
Đây chính là quy tắc cơ bản, bao trùm toàn bộ hoạt động giao tiếp hành chính. Nội dung của quy tắc này đòi hỏi: Người cán bộ, công chức phải tuân theo thủ tục, trình tự, thẩm quyền mà pháp luật đã quy định; căn cứ vào pháp luật, chính sách, quyết định của cấp có thẩm quyền; Không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được can thiệp vi phạm pháp luật vào quá trình giao tiếp. Cán bộ, công chức phải tuân thủ pháp luật, xử lý mọi tình huống linh động “có lý, có tình” trong từng trường hợp giao tiếp cụ thể, phải lấy giáo dục, đáp ứng làm chính.
Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan
Ước muốn kỹ năng giao tiếp hành chính đạt được hiệu quả, thì cán bộ, công chức phải đảm bảo tính chính chính xác khi đưa ra những tư liệu, nhận định, kết luận, quyết định…Vì vậy, việc bảo đảm tính chính xác trong lúc tiếp xúc với các chủ thể tham gia quy trình tiếp xúc sẽ tạo điều kiện cho hoạt động hành chính đạt được hiệu quả cao.
Tính khách quan, toàn diện đòi hỏi người tiến hành kỹ năng giao tiếp hành chính phải nhận xét trung thực tình hình vụ việc; quan sát toàn diện các khía cạnh kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của vụ việc; phải nhắc đến ý nghĩa tác dụng tích cực hoặc tiêu cực của vụ việc; không có thái độ thiên lệch & bóp méo sự thật để có thái độ giao tiếp với các đối tượng để hợp. Khi giao tiếp với các đối tượng, người cán bộ, công chức phải chuẩn bị kỹ về tâm lý, nắm chắc pháp luật, đảm bảo chứng cứ đầy đủ, sẵn sàng đối thoại đấu tranh để làm sáng tỏ chân lý của sự việc một cách khách quan & chính xác.
Quy tắc công khai, dân chủ
Tính công khai của giao tiếp hành chính thể hiện ở chỗ vào những thời điểm thích hợp cán bộ, công chức phải thông báo đầy đủ nội dung cần công khai trong đơn vị & với nhân dân để những người có nhiệm vụ & có liên quan biết nhằm khuyến khích sự tham gia của nhân dân và tổ chức vào hoạt động này.
Tính dân chủ cũng cần phải được bảo đảm khi tiếp xúc hành chính. Cán bộ, công chức cần phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến của các chủ thể có liên quan như các đối tượng được quyền giải trình, giao tiếp với cơ quan, tổ chức, cá nhân cần có thái độ tôn trọng, trao đổi thông tin chính xác trong phạm vi thẩm quyền của mình & phù hợp với quy định của pháp luật.
Nguyên tắc công khai, dân chủ nhằm bảo đảm sự bình đẳng trước pháp luật trong mối quan hệ các bên. Trong hoạt động hành chính, kỹ năng giao tiếp hành chính cũng nên có phong cách nhằm gây thiện cảm với các đối tượng, nhất là phải đảm bảo dân chủ, công khai, gần gũi với các đối tượng, qua đó khiến cho họ được thoải mái, tự tin. Việc công bằng, dân chủ trong tiếp xúc sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cán bộ, công chức & các đối tượng.
Những kỹ năng giao tiếp hành chính mà bạn không thể bỏ qua cho mình
Trong kỹ năng giao tiếp hành chính, việc truyền đạt những thông tin chính là điểm nhấn mạnh của các đơn vị và các tổ chức, tạo điều kiện cho các bạn có thể đạt được những cách thức để có thể đơn giản đạt được những điều mà giao tiếp hành chính hướng đến. Nếu như không có quá trình giao tiếp thì các cá nhân trong công ty sẽ khó có thể mà đạt được những mục tiêu của giao tiếp, từ đấy có thể gây ra những nguy hại lớn đối với các đơn vị & các tổ chức, xảy ra rủi ro của sự chia rẽ cũng như là gây bất đồng quan điểm, gây mâu thuẫn.
Trong các tổ chức, đơn vị, mỗi cá nhân sẽ có những quan điểm không giống nhau. Lúc đó, tiếp xúc chính là phương tiện, là cầu nối giúp cho họ hiểu được tư tưởng và quan điểm của nhau hơn. Từ đấy dễ dàng đi đến những cuộc thảo luận và thống nhất ý kiến của các cá nhân trong đơn vị. Thứ 2, tiếp xúc hành chính giúp duy trì đối với các giá trị cũng như là làm cho rõ các sức mạnh của đơn vị và của các tổ chức, đối với mỗi cơ quan & tổ chức thì sẽ có được những hệ thống và có được giá trị riêng, tạo điều kiện cho việc duy trì cũng như là có thể giúp cho việc khuếch trương.
XEM THÊM: Kỹ năng khởi nghiệp cần thiết dành cho doanh nghiệp
Lời kết
Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về kỹ năng giao tiếp hành chính ở trên đây. Với những thông tin mình chia sẻ thì hy vọng phần nào sẽ giúp đỡ cho bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống.
Lộc Nguyên – Tổng hợp & chỉnh sửa
(Tham khảo: luatminhkhue.vn, timviec365.com, …)
