Ai cũng đều cần trang bị cho bản thân những kỹ năng quan trọng. Việc có được những kỹ năng này không chỉ giúp bạn dễ dàng giải quyết được khó khăn mà còn tự tin lên rất nhiều. Nhưng việc trang bị các kỹ năng này không hề dễ dàng và cần nhiều thời gian. Vì vậy để giúp bạn nhanh hơn thì hôm nay blogvieclam sẽ tổng hợp những kỹ năng quản lý thời gian nhé.
Quản lý thời gian là gì?
Hiểu một cách đơn giản, quản lý quỹ thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Xây dựng kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu năng thực hiện những công việc. Tùy thuộc theo mục tiêu của mình, bạn sẽ lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm…
Vì sao quản trị thời gian lại cần thiết trong công việc?
Như đã nói đến ở trên, quản trị thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý phân bổ thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn. Dưới đây là những lợi ích rõ ràng mà phân bổ thời gian hợp lý đem lại.
Gia tăng năng suất & hiệu quả công việc
Quản lý thời gian sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao. Cùng một ngành nghề và trong cùng khoảng thời gian giống nhau thế nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ không giống nhau. Điều này có nghĩa là người hiểu được cách tận dụng thời gian sẽ hoàn thành vai trò một cách thoải mái & đúng kế hoạch. Trái lại, người không hề biết quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với công việc.
XEM THÊM: Những kinh nghiệm đầu tư vàng bỏ một lời mười vô cùng đơn giản
Giảm bớt áp lực công việc
Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian là kỹ năng quản lý thời gian để bạn giảm tải sức ép. Cụ thể, việc phân chia và triển khai công việc một cách khoa học theo chiến lược lập sẵn sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn giải quyết tất cả vấn đề. Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Nhanh chóng đạt được thành công
Nếu như bạn phân bổ công việc hợp lý thì bạn có năng lực sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn. Khi đó, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn. Trái lại, những người thực hiện những công việc theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vì không coi như hoàn tất đúng hạn hoặc lãng quên các nhiệm vụ.
Cân bằng cuộc sống hợp lý
Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc. Việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý. Điều này có nghĩa là bạn vừa có thể tập trung coi như hoàn tất tốt công việc vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân yêu và chính chính mình.
Đẩy lùi các thói quen xấu
Tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu? Vì lý do, việc trì hoãn công việc không những hạ thấp khả năng bản thân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc. Do đó, bạn nên lập kế hoạch thực hiện những công việc chi tiết để giảm tải tối thiểu những thói quen không tốt nhé!
Những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên học hỏi ngay
Thực hiện những trọng trách nhất vào buổi sáng
Buổi sáng thường là khi chúng ta nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn nhất, tinh thần sảng khoái nhất, nên kỹ năng quản lý thời gian là hãy dành những giờ trước tiên trong ngày để coi như hoàn tất các công trọng trách nhằm đạt kết quả tốt nhất. Các công việc bạn nên làm vào buổi sáng là sắp xếp các cuộc họp thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, thương thuyết hay thỏa thuận với đối tác, lên ngân sách dự tính cho dự án sắp tới…
Tìm ra khung “giờ vàng” của chính mình
Mỗi cá nhân sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đấy bạn hãy cố gắng phân bổ làm những việc cần sự tập trung, sáng suốt, trí tuệ sáng tạo nhất vào khung giờ này.
Lên lịch giải đáp Email
Việc giải đáp Email ngay tức khắc sẽ khiến bạn không tập trung được làm các bản báo cáo, nghĩ ý tưởng phát minh. Mỗi ngày thực hiện những công việc, kỹ năng quản lý thời gian nên rà soát và giải đáp Mail khoảng 4-6 lần. Bạn sẽ đặt ra thời gian giải đáp Email cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời Email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi bạn giải quyết xong các Email đấy, hãy thoát được khỏi hộp thư để không bị Email mới làm phiền trong quá trình tập trung làm các việc khác. Nếu cộng sự hay partner có việc gấp cần sự hỗ trợ của bạn thì họ sẽ nhắn tin, gọi điện thoại ngay thôi.
Tập thể dục hoặc thiền
Tập thể dục hay thiền là kỹ năng quản lý thời gian không chỉ tốt cho sức khoẻ và trí não, mà còn là cách để bạn tăng năng lực tập trung của mình. Nếu như có thể thì bạn nên phân bổ tập luyện vào buổi sáng để khởi động ngày mới. Còn nếu thời gian biểu không cho phép, bạn sẽ tập vào chiều tối & cuối tuần. Những lúc tập chỉ cần khoảng 30 phút thôi là đủ hữu ích rồi.
Tìm kiếm nguồn cảm hứng khi “bí” phát minh
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cứ mỗi 52 phút tập trung thì bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Tất nhiên, trong thực tế thì chẳng hề ai ai cũng có thể thảnh thơi & tự do như vậy, tuy vậy bạn vẫn nên phân bổ để xả hơi một quãng ngắn một khi coi như hoàn tất một phần nhỏ công việc. Cơ thể và trí não chúng ta kiểu như một cái máy, nếu bạn cứ làm việc hoài hoài không ngơi nghỉ thì sẽ giảm năng suất.
Khi cảm nhận thấy đầu óc trống trơn, thay vì ép bản thân phải tiếp tục, bạn nên dành 10 đến 15 phút nghe nhạc thư giãn, đọc vài trang sách, hoặc lên YouTube tìm kiếm các video về đề tài liên quan đến công việc hoặc sở thích để tìm cảm hứng. Những giây phút nghỉ ngơi này sẽ thúc đẩy trí trí tuệ sáng tạo của bạn, giúp tăng hiệu quả công việc.
Phân bổ gọn gàng góc làm việc
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn thực hiện những công việc bề bộn sẽ dễ khiến cho chúng ta xao nhãng, mất tập trung. Và khi không tập trung được thì chúng ta sẽ tiêu hao nhiều thời gian hơn để coi như hoàn tất một ngành nghề, hoặc tệ hơn là chúng ta thường không thể làm xong việc. Bởi vậy, kỹ năng quản lý thời gian là hãy xắn tay áo lên và sắp xếp lại góc thực hiện những công việc của bạn. Dọn dẹp các ngăn kéo, xem món đồ hay giấy tờ nào không cần thiết thì huỷ đi. Phân loại các tập hồ sơ và cất gọn vào tủ. Dọn trống mặt bàn & thanh lý ngay những món đồ trang trí rườm rà không cần thiết.
XEM THÊM: Những cách làm giàu ở nông thôn chỉ với một vài bước đơn giản
Lời kết
Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về kỹ năng quản lý thời gian ở trên đây. Với những thông tin mình chia sẻ thì hy vọng phần nào sẽ giúp đỡ cho bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống.
Lộc Nguyên – Tổng hợp & chỉnh sửa
(Tham khảo: fastdo.vn, prudential.com.vn, …)
