Ngoài các kiến thức chuyên môn thì kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng có quy trình và óc tổ chức, thực hiện công việc theo nhóm, kỹ năng quản trị thời gian… Luôn là những lựa chọn tốt nhất của các nhà phỏng vấn khi tuyển thư ký văn phòng. Cùng tìm hiểu nhiều hơn về thư ký văn phòng qua bài viết dưới đây nhé.
Nhiệm vụ của thư ký văn phòng
Là chiếc cầu nối giữa người tiêu dùng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy công việc hiệu quả. Thư ký văn phòng hành động các công việc có sự liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, hành động các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, bố trí hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, có quy trình cho giám đốc.
>>>Xem thêm: Hướng dẫn cách rèn luyện tư duy sáng tạo hiệu quả nhất
Cái dễ của nghề thư ký văn phòng
- Không nghề nào như nghề thư kts lại chứa nhiều lao động trái ngành nhất hiện nay, bởi hầu hết những người làm thư ký đều “xuất thân” từ những chuyên môn không giống nhau như marketing, du lịch, báo chí, ngôn ngữ…
- Nghề thư ký văn phòng luôn đứng đầu bảng về số lượng có nhu cầu tuyển dụng cao
- những địa điểm ứng tuyển này đều đặn xuất hiện các trang tuyển dụng việc làm
Cái khó của nghề thư ký văn phòng
- Đã qua rồi cái thời nghề thư ký được coi như “nhân viên không bằng cấp” bởi chỉ mỗi việc đánh máy, hoặc làm những việc lặt vặt cho Sếp.
- Ngày nay thư ký văn phòng không những làm những hoạt động lặt vặt chốn văn phòng mà sự thật là liên quan giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy công việc hiệu quả.
- Với cơ chế thị trường hiện đại, ở những công ty lớn và hoạt động đa ngành nghề thì bản thân người làm thư ký phải biểu hiện mình quản lý và sử dụng thời gian thích hợp, hiệu quả; đồng thời trong cách cư xử cũng phải vô cùng khéo léo.
- Việc luôn đến gần hơn những thong tin quan trọng trong quá trình làm việc cũng khiến họ phải tập luyện đức tính trung thực và đạo đức nghề nghiệp.
Kỹ năng phát triển nghề thư ký
Có thể nói nghề thư ký không dễ chút nào. Để đạt kết quả tốt bên cạnh những kiến thức chuyên ngành bạn phải có thêm vẻ ngoài và năng lực giao tiếp linh động cộng vốn ngoại ngữ và cần pha chút nghệ thuật.
Bạn phải học bí quyết thích ứng với môi trường thực hiện công việc, cách sắp đặt hoạt động một cách bài bản, giải pháp vấn đề khéo léo và hợp tình hợp lý. Ngoài ra bạn còn phải tự rèn luyện cho mình tính linh dộng và khôn khéo trong bí quyết cư xử. quan trọng bạn phải tập cho mình khả năng chịu sức ép công việc cao.
>>>Xem thêm:Hướng dẫn cách rèn luyện tư duy sáng tạo hiệu quả nhất
Những thư ký thăng tiến
Là những người biết tăng trưởng năng lực thực hiện công việc theo kịp với nhịp điệu của doanh nghiệp, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, xử sự thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho rằng đây là một nghề đơn giản và đã là nghề thì phải thông thạo mà thôi. nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là “của hiếm” của doanh nghiệp và được trả lương hậu hĩnh để… Ở cạnh các ông chủ.
Các kỹ năng cơ bản
Đánh máy đạt tốc độ 60 – 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).
Tốc ký đạt tốc độ 100 – 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).
Tin học văn phòng: giải quyết văn bản, xử lý dữ liệu.
Giải thích bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.
Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
Soạn thảo văn bản các kiểu đạt chất lượng.
Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.
Biết và dùng được ngoại ngữ.
Phẩm chất cá nhân
Người làm công tác thư ký văn phòng đòi hỏi khả năng thực hiện công việc độc lập tương đối cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự cổ vũ, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thiện tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Có nhiều khi, họ có khả năng sẽ thay mặt giám đốc để giao dịch, bàn bạc với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức không thể thiếu.
Trình độ chuyên ngành
Thư ký văn phòng hiện tại chưa có chương trình đào tạo và cấp chứng nhận thư ký. Thư ký văn phòng hay được đánh giá cao dựa vào tính đa năng, kinh nghiệm, trình độ ngoại ngữ, bằng cấp tốt nghiệp ở các trường đại học, cao đẳng tiếng tăm.
Bài viết trên đã cho các bạn biết về nghề thư ký văn phòng những cái khó và dễ của nghề. Cảm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm: Hướng dẫn cách rèn luyện tư duy sáng tạo hiệu quả nhất
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( giaiphapdaotaovnnp, careerbuilder, … )
