Trợ lý giám đốc là cánh tay đắc lực cho sếp? chi tiết công việc của họ là gì, vai trò chức năng như thế nào, có vị trí ra sao trong tổ chức thì hãy nghiên cứu nội dung được tổng hợp từ nhiều nguồn. Thế nào là Trợ lý giám đốc? Trợ lý giám đốc tiếng anh là Assistant Manager, vị trí này làm việc phụ giúp hoạt động cho Giám đốc, yêu cầu phải có kiến thức và các kỹ năng chuyên nghiệp.
Nhiệm vụ của trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc nếu như trước đây, Trợ lý thường được nhắc tới là hoạt động nhẹ nhàng, giản đơn như giải quyết sổ sách, lên lịch, sắp đặt cuộc hẹn, cuộc họp cho Giám đốc thì ngày nay, nghề này đòi hỏi thuộc tính khó hơn nhiều, bắt buộc trợ lý phải kiểm soát được tốc độ phát triển của xã hội đối với vị trí này, phục vụ được những chuẩn xác nhất định.
– Trợ lý giám đốc thực hiện việc hoàn thành công việc giúp đỡ CEO, giám sát, quản lý theo đòi hỏi của Giám đốc.
– Trợ lý giám đốc ghi lại và xác nhận, triển khai các chỉ đạo từ cấp trên.
– Trợ lý giám đốc xác định rõ mục tiêu chi tiết, lập kế hoạch công việc cho phòng ban. Ngoài ra báo cáo với Giám đốc điều hành CEO để điều phối, giám sát công việc hàng ngày của tổ chức.
– Lập báo cáo theo định kỳ cho Giám đốc/phòng ban khác.
– Theo dõi tiến độ thực hiện mục đích công việc của tổ chức, các công tác liên quan đến nhân viên, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách này.
– Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi không thể thiếu, giám sát tiến độ hoạt động.
>>>Xem thêm: Công ty cho thuê dịch vụ lao động chuyên nghiệp, uy tín tại Bình Dương
Chức năng của Trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc tùy vào lĩnh vực của tổ chức, chuyên môn của Giám đốc mà chức năng của trợ lý giám đốc có thể thay đổi từ việc quản lý việc hành chính dễ dàng đến điều phối, phân bổ, tổ chức công việc cho đối tượng mục tiêu trợ lý, tuy nhiên nhìn bao quát đều có công dụng giúp đỡ hoạt động hàng của Giám đốc.
Trợ lý giám đốc ngoài ra, Trợ lý giám đốc còn phải bổ sung phong phú nội dung cho Giám đốc bao gồm: hoạt động các phòng ban, chiết suất người sử dụng, tìm hiểu đối tác, lập báo cáo để giúp giám đốc hiểu rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Công dụng quản lý đáng tin cậy và tiếng tăm của Giám đốc điều hành CEO. Một Trợ lý giỏi là phải biết cải thiện điểm yếu trong công tác của CEO để giúp họ tốt lên được nỗi lo.
Lập chiến lược, Trợ lý khác với Thư ký, họ dùng chuyên môn để giúp việc cho giám đốc, tham mưu, tư vấn cho cấp trên đưa ra những chiến lược, chiến lược đúng đắn.
Vai trò của trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc thuộc bộ phận quản lý nhân sự hành chủ đạo, đây cũng là một nhà quản trị trong bộ máy tổ chức, bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. có thể nói họ giúp sức công sức không nhỏ giúp Giám đốc hoàn thiện tốt hoạt động của mình.
>>>Xem thêm: Làm sao để trở thành một Developer giỏi?
Những điều cần có ở trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc nên sở hữu vẻ ngoài ưa nhìn
Bạn dễ dàng cảm nhận những nữ trợ lý chuyên nghiệp thường có một chuẩn mực “ngoại hình khá” bởi hình ảnh trợ lý đại diện cho hình ảnh của DN, có thể yếu tố ngoại hình được đòi hỏi là điều chủ đạo đáng.
Ngoại hình “vừa mắt”, không có nghĩa là bạn cần có một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi, bạn mới được tuyển làm trợ lý. Chuẩn mực vẻ ngoài của một nữ trợ lý giám đốc chuyên nghiệp bao gồm: chiều cao không dưới 1m65, ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gang, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, bài bản.
Khả năng làm việc độc lập tương đối cao
Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự khích lệ, tự tạo động lực, tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức không thể thiếu. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác.
Do vậy, năng lực nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức thiết yếu. Trong thương thuyết, người trợ lý giám đốc giỏi còn giữ nhiệm vụ như một trợ lý, lúc này khả năng tính toán và năng lực suy đoán luôn được đánh giá cao. Bên cạnh đó, ngoại hình cũng là yếu tố cần được cân nhắc bởi Trợ lý (đặc biệt là Trợ lý riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà lãnh đạo cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.
Sử dụng thời gian hiệu quả
Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản …), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở…) phải được người trợ lý giám đốc đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người trợ lý phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, đạt kết quả tốt.
>>>Xem thêm: Làm sao để trở thành một Developer giỏi?
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( maisonoffice, hrchannels, … )
