Mail merge là gì? nhìn chung, email merge là công dụng giúp đỡ người dùng tiết kiệm thời gian gửi thư. Cách dùng ứng dụng này như thế nào, bạn hãy theo dõi bài đăng để sở hữu lời giải thích.
Mail merge là gì?
Định nghĩa
Mail merge (hay còn gọi là công dụng trộn thư) là 1 công dụng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này sẽ giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm bớt thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông cáo, thư cám ơn,…
Chẳng hạn như
Vấn đề: Bạn mong muốn viết thư mời cho những người trong đơn vị đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng giống như mẫu thư mời, tuy nhiên bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc đấy sẽ rất mất nhiều thời gian đúng không nào.
Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần dùng mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.
Cấu trúc của mail merge
Nguồn dữ liệu
Tùy vào những yếu tố về mặt nội dung mà nguồn dữ liệu của một email merge cũng luôn phải tùy biến. Việc làm này nhằm để có khả năng thể hiện được đúng chỗ và sắp đặt các thông tin đấy giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ các khung không giống nhau mail Merge.
Những chỉ tiết tùy biến quan trọng này có khả năng là:
- Họ tên
- Địa chỉ người nhận trong mail Merge
- Tên các tổ chức, công ty, cá nhân, doanh nghiệp…
Thông thường, những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày tuần tự rõ ràng trong một danh sách dữ liệu cố định. Danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh bạ của những người gởi được thể hiện trong Word, Excel, hay bất cứ văn bản nào có cấu trúc chia loại dữ liệu một bí quyết thật rõ ràng.
Nội dung cơ bản
Những thông tin mà bạn sở hữu thể tìm thấy trong các mail có dùng email merge, về cơ bản tương tự các mail thông thường khác với các thông tin căn bản được nói tới như:
- Họ và tên, địa chỉ người gởi email
- Họ và tên, địa chỉ người nhận mail
- Nội dung chính và dữ liệu của lá thư điện tử…
Thường thường, những thông tin đặc biệt này có thể được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện sang các thông tin khác khi người sử dụng thu thập nguồn dữ liệu từ một tệp mới.
Khi bạn đã tổng hợp đầy đủ các thông tin căn bản cộng với nguồn dữ liệu cần có thì word sẽ giúp bạn tùy chỉnh và sản sinh ra các loạt thư mẫu. Tuy nhiên nội dung căn bản này tất nhiên sẽ khác nhau tùy thuộc theo những chỉnh sửa mà bạn mong muốn.
Bí quyết dùng email merge để trộn thư
Giả sử con người có một tình huống như sau: gởi giấy họp tới các thành viên trong công ty tới tham dự cuộc họp mặt đầu xuân. Con người sẽ áp dụng bí quyết sử dụng email merge như thế nào? Hãy theo dõi quá trình thực hiện giản đơn bằng công cụ email merge ngay phía dưới. Cùng thực hành bí quyết gửi mail nhanh – gọn – nhẹ với chúng mình bạn nhé.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu cho mail merge
Bước trước tiên con người cần làm chính là chuẩn bị danh sách dữ liệu cần dùng cho mail merge trong Word. Ở đây, chúng mình đã chuẩn bị một bảng Excel chứa đầy đủ dữ liệu gồm có: họ tên, chức vụ, phòng ban. Phụ thuộc vào bảng tính này, chúng ta sẽ dùng email merge để xử lý đòi hỏi gửi giấy họp đến tất cả thành viên công ty.
Bước 2: Mở chức năng mail merge
Chúng ta sẽ cùng thực hành sử dụng email merge trong Word. Sau khi mở file văn bản đã có sẵn mẫu giấy mời, bạn hãy chọn Mailings > Start email merge > Step-by-Step email Merge Wizard để thực hành bí quyết sử dụng email merge cho văn bản của mình.
Bước 3: dùng công dụng email merge
Mail merge là gì? Lúc này, bạn sẽ lưu ý thấy phía bên phải màn hình hiện ra hộp thoại với các bước để thực thi mail merge trong Word. Bạn sẽ cài đặt các nội dung như thế nào với hộp thoại mail merge này? Hãy lần lượt hành động các thực hành các bước sau
Chọn kiểu văn bản mà bạn mong muốn viết.
Bạn có khả năng tùy ý chọn 1 trong 5 định dạng văn bản: Letters (Kiểu thư mời); E-mail messages (Email); Envelopes (Phong thư); Labels (Thư theo nhãn) và Directory (Thư theo danh mục). Ở ví dụ này, chúng ta sẽ chọn kiểu Letters. Một khi chọn xong, con người nhấn Next để chuyển sang bước kế tiếp.
Chọn mẫu thư cho mail merge.
Tại bước này, hộp thoại mail merge trong Word cho chúng ta 3 lựa chọn: Use the current document (Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở); Start from a template (Dùng mẫu thư trong Word, là mẫu thư Word bổ sung nếu như bạn chưa có mẫu sẵn) và Start from existing document (Dùng mẫu thư đã có hoặc đã tạo tuy nhiên chưa mở ra). Với hoàn cảnh ứng dụng bí quyết gởi mail như ví dụ đầu bài, con người sẽ xác định kiểu email merge thứ nhất: dùng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
Xem thêm Những kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả giúp bạn thành công
Chọn dữ liệu cho mail merge
Mail merge là gì? Ở công đoạn này, chúng ta sẽ học bí quyết sử dụng email merge để chọn lựa dữ liệu giúp Word tự động điền vào mỗi lá thư. Hãy để ý và tích vào mục Use an existing list để xác định dữ liệu con người đã có trong bảng tính Excel. Sau đó chọn Browse…
Hộp thoại Select Data Source hiện lên, bạn chọn lựa bảng tính chứa dữ liệu mà bạn muốn ứng dụng cách gửi email qua email merge trong Word. Sau đấy, chọn trang tính chứa thông tin muốn email merge và tích bỏ chọn/chọn những thông tin không cần thiết/cần thiết. Lựa chọn phong phú các nội dung cần thiết rồi, bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại.
Qua bài viết trên đây Blogvieclam.vn đã cung cấp các thông tin về Mail merge là gì? Cấu trúc của mail merge. Hy vọng với những thông tin trên của bài viết sẽ có những thông tin hữu ích với các bạn đọc, Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để xem qua bài viết này nhé!
Mỹ Phượng – Tổng Hợp
Tham khảo ( jobsgo.vn, gitiho.com, meeyland.com, … )
